Jika Anda adalah pemilik atau pengelola hotel, salah satu solusi yang perlu Anda pertimbangkan untuk memastikan operasional hotel berjalan lancar dan sesuai dengan prosedur di hotel Anda adalah penggunaan hotel property management system atau disebut software hotel. Secara singkat, software hotel adalah sebuah software yang menyediakan fungsi yang menyeluruh, baik untuk operasional hotel, menyimpan, dan mengolah data yang hasilnya ditampilkan dalam berbagai bentuk laporan.

Jadi bagaimana fungsi menyeluruh dari software hotel dapat mendukung Anda, para staf hotel, dan perkembangan bisnis Anda?

Dengan fungsi utama untuk membantu pengelolaan sebuah hotel, apa yang membedakan sebuah software hotel satu dengan yang lainnya? Kelengkapan fitur menentukan ruang lingkup solusi yang disediakan oleh software tersebut.

Baca Juga : Strategi dan Keuntungan Media Sosial Untuk Bisnis Hotel Anda

Apa Manfaat dari Penggunaan Software Hotel?

Penggunaan software hotel memiliki manfaat utama, yaitu meningkatkan produktivitas para staf hotel secara efektif, efisien dan menyeluruh terhadap seluruh prosedur operasional. Bukan hanya dibidang prosedur operasional, software hotel yang baik memiliki fitur otomatisasi, untuk prosedur yang berulang. Otomatisasi dapat menghemat waktu para staf hotel sehingga pihak manajemen dan staf hotel dapat fokus ke hal yang paling penting, yaitu mengembangkan strategi untuk meningkatkan guest satisfaction. Tamu yang puas akan memberikan ulasan yang baik yang akan meningkatkan bisnis hotel Anda.

Beberapa manfaat lainnya dari penggunaan software hotel:

Mudah beradaptasi

Setiap hotel memiliki kebutuhan yang berbeda dalam menjalankan proses operasional dalam bisnis. Untuk dapat menyesuaikan kebutuhan tersebut, software hotel dapat memberikan ruang yang fleksibel untuk melakukan customization. Tidak sampai di situ, software hotel juga perlu untuk memenuhi kebutuhan masing-masing staf, yang mempunyai tanggung jawab yang berbeda sesuai dengan jabatan. Tujuannya adalah membantu user untuk fokus menyelesaikan tugas-tugasnya dan dapat merasa mudah untuk mengatasi masalah dalam pekerjaan. Kebutuhan ini dapat disesuaikan dengan tugas masing-masing role yang sifatnya lebih spesifik.

Menghasilkan laporan yang akurat untuk mengoptimalkan pendapatan

Software hotel perlu menyajikan informasi data yang akurat untuk membantu pemilik, pengelola dan staf hotel mengevaluasi hasil data harian, mingguan, bulanan, bahkan tahunan. Melihat performa hotel dan membandingkan pada periode tertentu sehingga dapat membantu Anda dalam membuat keputusan yang tepat. Hal tersebut sangat diperlukan untuk dapat meningkatkan pendapatan dan strategi yang lebih efektif, baik secara bisnis maupun secara operasional.

Akselerasi kinerja

Terkadang proses operasional hotel yang rumit dapat menghambat akselerasi kinerja para staf hotel. Software hotel dapat menjadi jawaban persoalan ini. Mengapa? Software hotel dapat mempermudah kinerja antar staf dan antar departemen hotel. Alur kerja yang rumit dan memakan banyak waktu, dapat dipersingkat dan dipermudah. Bila sebelumnya banyak waktu yang digunakan untuk prosedur yang lambat dan rumit, kini bisa digunakan untuk hal yang lebih penting yaitu: meningkatkan guest satisfaction.

Apa yang Perlu Dipertimbangkan Ketika Memilih Suatu Software Hotel?

Memilih software hotel yang tepat untuk hotel Anda merupakan sesuatu yang sangat penting. Karena hal ini akan memiliki pengaruh terhadap bisnis hotel anda secara keseluruhan. Tentu saja opsi yang tersedia cukup banyak namun banyak faktor yang harus dipikirkan kembali seperti kriteria-kriteria berikut yang perlu dimiliki oleh suatu software hotel untuk mendukung kinerja suatu hotel. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipikirkan ketika ingin memilih suatu software hotel:

Pastikan aplikasi tersebut user-friendly

Semakin mudah digunakan, semakin cepat staf hotel Anda beradaptasi dengan sistem tersebut. Di masa pandemi ini menjadi sangat terbatas dalam menemukan waktu yang tepat untuk sesi tatap muka, seperti untuk training. Sehingga kegiatan operasional Anda mungkin akan terganggu selama masa transisi ini, maka dibutuhkan sistem yang lebih mudah untuk dioperasikan sehingga Anda dapat bekerja lebih praktis.

Menggunakan cloud technology

Cloud-based adalah sesuatu inovasi teknologi yang sangat menguntungkan bagi bisnis hotel Anda. Mengapa? Cloud-based tidak memerlukan biaya maintenance khusus sehingga dapat menghemat biaya operasional. Keuntungan berikutnya adalah kemampuannya untuk melakukan integrasi yang lebih mudah dan cepat dengan third party, seperti Channel Manager atau Online Travel Agent (OTA). Data Anda juga akan selalu diperbaharui di semua platform sehingga informasi tidak akan pernah hilang.

Baca Juga : Bagaimana Reporting Management dapat Berguna Bagi Bisnis Perhotelan?

Lakukan uji coba terlebih dahulu

Pemilihan software hotel adalah sebuah komitmen besar. Oleh karena itu, sangat disarankan apabila Anda memerlukan uji coba lewat online demo atau free trial. Dengan begitu Anda dapat memastikan bahwa software hotel tersebut memiliki solusi yang Anda butuhkan. Langkah ini sangat penting untuk diambil karena anda berhak untuk mengetahui setiap aspek yang dimiliki oleh software yang ingin anda implementasikan di dalam properti Anda. Sehingga kedepannya Anda dan tim dapat merasa nyaman untuk menggunakan software hotel tersebut.